תהליך Lean אופייני בנוי ממספר שלבים:
1. למידה וגיבוש תמונת מצב רצוי
מנהלים ועובדים עוברים סדנא העוסקת בעקרונות Lean , ובעזרת הדרכה והנחיה מגבשים תמונה רצויה של המצב העתידי.
יכולות טכנולוגיות מאפשרות כיום לצאת ממגבלות מעטפת הביצועים הקיימת ולעצב פתרונות חדשניים ולכן חשוב בשלב זה לחשוב בגדול.
2. הדרכה ויישום
צוותי עבודה עוברים הדרכה הכוללת כלים מעשיים לפתרון בעיות, למדידה, לשיפור תהליכים ולצמצום בזבוז בהקשר של תהליכי העבודה, שיטות עבודה וסביבת העבודה.
שיטות העבודה פשוטות ומאפשרות לצוותים לזהות בעצמם בעיות יומיומיות ולפתור אותן במהירות, לפשט תהליכים ולעבור מתיאוריה למעשה באופן עצמאי.
בנקודה זו בזמן נתחיל לראות מוטיבציה גבוהה של העובדים, כשותפים ומובילים תהליכי שיפור בעצמם.
כלים מעשיים שניתן להשתמש בהם – למשל 5Why’s; 5S; Kaizen; Value Stream Mapping
3. תפעול והמשך שיפור
נהלי עבודה חדשים וזרימה חדשה של תהליכים נכנסים לעבודה כתוצאה מעבודתם של צוותי השיפור , כאשר כולם משתמשים בשיטות אחידות ומדברים בשפה אחידה .
בחלק מהמקרים שיפור תהליך יצריך גם שילוב תמיכה מיחשובית מתאימה.
למשל – עובדים מן השורה לומדים לזהות באיזו מהפעילויות שלהם מתווסף ערך ממשי ללקוח ובאיזו אין כל ערך ולכן זו פעולה המזוהה כבזבוז ומועמדת לביטול או צמצום.
בשלב זה גם נתכנן כיצד למדוד את ביצועי הארגון בעזרת KPI’s (Key Performance Indicators) המוגדרים בשיתוף עם העובדים עצמם, ומדידה זו תשמש בסיס להמשך שיפור לאורך זמן.
הצלחות במימוש שיפורים בתהליכי העבודה, בסביבת העבודה ובתרבות הארגון ישמשו בסיס להצפת נושאים נוספים לשיפור, להגדלת הביטחון של העובדים ביכולתם להשפיע ולהקטנת התנגדויות לשינויים בהמשך.
4. תוצאות ממשיות שניתן לצפות להן ברמת ודאות גבוהה
- חסכון בזמן עבודה למכירה , לחידושים, לתהליכי גבייה ותביעות
- קיצור משך הזמן הנדרש לעבודה משרדית
- חסכון בשטח משרד
- שביעות רצון גבוהה של העובדים שתתבטא בין היתר בצמצום היעדרויות ותחלופה
- הקטנה של עבודה חוזרת – Rework
- צמצום שגויים
- חסכון בחומרים מתכלים
5. למי זה מתאים ?
תפיסת העבודה והעקרונות של Lean מתאימים ומוכחים בחברות ביטוח, בסוכנויות, בחברות להשקעות ובארגונים המשווקים, מוכרים, מתפעלים ומשרתים לקוחות בסביבה תחרותית המשתנה במהירות, ורוצים להיכנס למסלול של צמיחה והתייעלות כדרך חיים.
לסיכום:
השיפורים הדרמטיים של יישום Lean בארגונים מושגים באמצעות שילוב של תפיסת ניהול, כלי Lean שינוי תהליכי עבודה וטכנולוגיה תומכת. המשאבים שיחסכו יופנו להגדלת מכירות ולשיפור השירות, וכל יתרמו לצמיחה ולרווחיות של החברה.
בחלק ג' של המאמר נספר על חברת ביטוח שיישמה את עקרונות Lean לשיפור בתהליכי עבודה מרכזיים.
פורסם לראשונה באתר "עדיף".